Wer sollte im Unternehmen bei der ERP-Auswahl mitentscheiden?

Eine ERP-Auswahl braucht drei klar getrennte Rollen: einen Entscheider aus der Geschäftsführung, der am Ende festlegt, eine kleine Kerngruppe aus den Prozessverantwortlichen der wichtigsten Bereiche, die bewertet, und benannte Fachleute, die zu einzelnen Fragen zuliefern. Entscheidend ist nicht, wer alles dabei ist, sondern dass vorher feststeht, wer bewertet, wer zuliefert und wer entscheidet.

Wie Steuerung im Projekt danach aussieht: Wer steuert Ihr Projekt, wenn es hart wird?

Das Vorgehen der Auswahl im Überblick: ERP-Auswahl: Kriterien, Vorgehen und Checkliste

Die drei Rollen

Die erste Rolle ist der Entscheider. Das ist in aller Regel ein Mitglied der Geschäftsführung, und diese Person entscheidet am Ende, auch gegen eine Mehrheit in der Bewertungsrunde. Eine ERP-Entscheidung bindet das Unternehmen für viele Jahre und hat Auswirkungen auf Investitionen, Personal und Prozesse. Sie gehört deshalb nicht in eine Abstimmung, sondern an den Tisch, an dem solche Entscheidungen sonst auch fallen.

Die zweite Rolle ist die Kerngruppe. Sie besteht aus den Verantwortlichen der Prozesse, die im System den größten Anteil haben, also typischerweise Finanzen, Vertrieb, Produktion oder Logistik und IT. Vier bis sechs Personen sind ein guter Richtwert. Diese Gruppe bewertet, dokumentiert und legt dem Entscheider eine begründete Empfehlung vor.

Die dritte Rolle sind die Zulieferer. Das sind Fachleute, die zu einzelnen Punkten Auskunft geben, ohne durchgehend Teil der Gruppe zu sein: die Person, die den Jahresabschluss macht, der Meister, der die Maschinendaten kennt, der Kollege, der die Schnittstelle zum Versanddienstleister betreut. Sie werden gezielt gefragt, nicht dauerhaft eingebunden.

Warum die IT nicht allein entscheiden sollte

Wenn die IT die Auswahl allein trägt, entsteht ein bekanntes Muster. Die technische Bewertung ist sauber, die Integration durchdacht, und das Ergebnis scheitert trotzdem an der Akzeptanz, weil die Fachbereiche das System als ihnen aufgesetzt erleben. Umgekehrt führt eine Auswahl allein durch die Fachbereiche zu einem System, das im Betrieb nicht tragfähig ist.

Die Aufgabe der IT in der Auswahl ist deshalb eine andere: Sie prüft Betreibbarkeit, Schnittstellen, Datenschutz und die Frage, was der laufende Betrieb kostet und wer ihn leistet. Das ist eine bewertende Rolle mit klarem Gewicht, aber keine entscheidende.

Der umgekehrte Fehler ist ebenso verbreitet: Die Geschäftsführung delegiert die Auswahl vollständig und taucht erst zur Unterschrift wieder auf. Dann fehlt der Entscheidung die Rückendeckung, und die erste größere Schwierigkeit im Projekt bringt sie ins Wanken.

Wie Sie verhindern, dass die Gruppe zu groß wird

Der häufigste Weg in die Lähmung ist gut gemeint: Damit sich niemand übergangen fühlt, wird jeder Bereich eingeladen. Aus sechs Personen werden vierzehn, Termine werden schwer, und Bewertungen verwässern zu Kompromissen, die niemand vertritt.

Wirksam ist die Trennung von Beteiligung und Entscheidung. Jeder Bereich wird gehört, aber nicht jeder Bereich bewertet. Das lässt sich transparent organisieren: Die Kerngruppe sammelt die Anforderungen aller Bereiche strukturiert ein, dokumentiert sie und macht sichtbar, was aufgenommen wurde und was nicht.

Wichtig ist, dass die Nichtaufnahme begründet wird. Eine Anforderung, die abgelehnt und erklärt wurde, erzeugt weit weniger Widerstand als eine, die kommentarlos verschwindet. Diese Dokumentation ist später auch die Grundlage dafür, im Projekt Änderungswünsche einzuordnen.

Was die Gruppe vor dem ersten Anbietergespräch geklärt haben muss

Drei Dinge sollten stehen, bevor der erste Anbieter eingeladen wird. Erstens die Ziele: Was soll nach der Einführung anders sein, und woran würden Sie das messen? Ohne diese Antwort bewerten Sie Funktionen statt Wirkung.

Zweitens die Kriterien mit Gewichtung. Nicht als Liste mit zweihundert Punkten, sondern als überschaubarer Satz von Anforderungen, die wirklich unterscheiden, mit einer bewussten Gewichtung. Drittens der Entscheidungsweg mit Terminen: wer wann was bewertet, wann die Empfehlung steht und wann entschieden wird.

Diese Vorarbeit wirkt aufwendig und spart später ein Vielfaches. Sie ist zugleich der beste Schutz gegen den häufigsten Verlauf einer Auswahl: dass sich Termine ziehen, Kriterien im Prozess wandern und am Ende der Anbieter gewinnt, der zuletzt präsentiert hat.