Worauf achten bei der ERP-Auswahl, wenn KI der Maßstab ist?

Wenn KI in die ERP-Auswahl einfließt, zählen fünf nachprüfbare Kriterien: Ist die KI fest im Standard enthalten oder ein Aufpreis-Zukauf? Liefert der Hersteller nachweislich in kurzen, verlässlichen Zyklen? Arbeitet die KI auf dem Standard-Datenmodell statt auf Sonderschichten? Respektiert sie das Berechtigungsmodell? Und gibt es produktive Agenten statt Ankündigungen? Dazu kommt die Frage, die kein Anbieter beantwortet: ob die eigenen Prozesse und Daten tragen, denn die beste System-KI hilft nichts auf ungeklärtem Fundament.

Warum KI die Auswahllogik verändert

Die klassische ERP-Auswahl vergleicht Funktionslisten: Kann System A, was System B kann? KI verschiebt die Frage, denn entscheidend ist nicht der heutige Funktionsstand, sondern die Entwicklungskurve dahinter. Ein System, das seine KI im Standard mit festen Release-Wellen weiterentwickelt, wächst von selbst. Ein System, dessen KI aus Zukäufen und Aufpreis-Modulen besteht, wächst nur gegen Rechnung.

Die klassischen Auswahlkriterien bleiben dabei gültig: Prozesspassung, Partnerqualität, Gesamtkosten. Die KI-Kriterien kommen dazu, sie ersetzen nichts.

Die fünf KI-Kriterien, nachprüfbar formuliert

1. Im Standard statt am Standard: Ist die KI Bestandteil der normalen Lizenz oder ein Aufpreis-Katalog? In Business Central ist Copilot in den Essentials- und Premium-Lizenzen enthalten. Fragen Sie jeden Anbieter nach genau dieser Auskunft, schriftlich.
2. Belegbare Release-Kadenz: Wie oft kamen in den letzten zwei Jahren KI-Funktionen tatsächlich an, nicht als Roadmap, sondern als Release Notes? Zwei Wellen pro Jahr mit dokumentierten Neuerungen sind ein nachprüfbarer Maßstab.
3. KI auf dem Standard-Datenmodell: Arbeitet die KI auf denselben Tabellen wie das System, oder braucht sie Sonderschichten und Exporte? Alles, was neben dem Standard liegt, bleibt für die KI unsichtbar oder pflegeintensiv.
4. Berechtigungen ohne Ausnahme: Sieht die KI nur, was der angemeldete Nutzer sehen darf? Lassen Sie sich das in der Demo mit einem eingeschränkten Testnutzer zeigen, nicht mit dem Admin-Konto.
5. Produktive Agenten statt Ankündigungen: Welche Agenten sind heute allgemein verfügbar und bei Referenzkunden im Einsatz? Ankündigungen sind Marketing, Verfügbarkeit ist ein Kriterium.

Die Demo-Fallen

KI-Demos laufen auf präparierten Daten: eindeutige Artikel, saubere Kunden, perfekte Belege. Ihre Daten sind anders, und genau daran entscheidet sich der Alltagsnutzen. Die wirksamste Gegenprobe: Bestehen Sie darauf, zwei oder drei Ihrer echten, anonymisierten Belege in der Demo verarbeiten zu lassen, inklusive eines hässlichen.

Zweite Falle: Die Demo zeigt die Zukunft, der Vertrag liefert die Gegenwart. Lassen Sie sich je gezeigter Funktion schriftlich bestätigen, ob sie heute allgemein verfügbar, in Vorschau oder angekündigt ist. Der Unterschied entscheidet über Ihr erstes Jahr.

Die Frage, die kein Anbieter beantwortet

Ob KI bei Ihnen wirkt, entscheidet sich nur zur Hälfte im System. Die andere Hälfte sind Ihre Prozesse und Ihre Datenbasis: Sind Abläufe geklärt, Stammdaten eindeutig, Verantwortungen benannt? Diese Hälfte kauft man nicht, man erarbeitet sie, am besten vor der Systementscheidung, denn sie gilt für jedes System.

Genau dafür ist eine Bestandsaufnahme vor der Auswahl gedacht: Sie beziffert, was das eigene Haus mitbringt, und macht die Anbietervergleiche erst belastbar. Was KI im Betrieb dann kostet und wann sie sich rechnet, haben wir separat und ehrlich durchgerechnet.