Was gehört in einen ERP-Lenkungsausschuss?

In einen ERP-Lenkungsausschuss gehören fünf bis sieben Personen mit Entscheidungsbefugnis, ein fester Rhythmus von vier bis sechs Wochen und eine Tagesordnung, die aus Entscheidungen besteht statt aus Berichten. Konkret: offene Entscheidungen mit Vorlage, Abweichungen bei Termin, Budget und Umfang, die Top-Risiken mit Verantwortlichen, und die Freigabe des nächsten Abschnitts. Alles andere gehört in den Projektbericht, nicht in die Sitzung.

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Wer im Gremium sitzt

Fünf bis sieben Personen sind die praktikable Größe. Dazu gehören ein Mitglied der Geschäftsführung als Vorsitz, die Verantwortlichen der zwei bis drei am stärksten betroffenen Bereiche, die IT-Leitung, der interne Projektleiter und die Leitungsebene des Implementierungspartners. Wer eine externe Steuerung einsetzt, hat sie ebenfalls am Tisch.

Entscheidend ist nicht die Funktion, sondern die Befugnis. Jede Person am Tisch muss für ihren Bereich entscheiden können, ohne Rücksprache. Ein Gremium, in dem die Hälfte der Teilnehmer erst zurückfragen muss, produziert Vertagungen statt Entscheidungen.

Der Projektleiter des Partners berichtet, gehört aber nicht zu denen, die über Ihre Seite entscheiden. Diese Trennung ist wichtig, damit das Gremium ein Ort der Steuerung bleibt und nicht zur erweiterten Projektbesprechung wird.

Was auf die Tagesordnung gehört

Vier Punkte, immer in derselben Reihenfolge. Erstens die offenen Entscheidungen, jede mit einer kurzen Vorlage, Optionen und einer Empfehlung. Das ist der eigentliche Zweck der Sitzung, und er steht deshalb am Anfang, nicht am Ende, wenn die Zeit knapp wird.

Zweitens die Abweichungen bei Termin, Budget und Umfang gegenüber dem letzten Stand. Nicht der Gesamtstatus, sondern die Veränderung, denn nur die ist neu. Drittens die drei bis fünf größten Risiken mit jeweils einem Namen und einer Maßnahme.

Viertens die Freigabe des nächsten Abschnitts, wenn ein Phasenübergang ansteht. Eine explizite Freigabe zwingt zu der Frage, ob die Voraussetzungen wirklich erfüllt sind. Ohne sie rutschen Projekte in die nächste Phase, während die vorige noch offen ist.

Was nicht hineingehört

Fachliche Detaildiskussionen gehören nicht ins Gremium. Wenn zwei Bereiche über die Ausgestaltung eines Prozesses streiten, ist das im Fachkreis zu klären, und nur die Entscheidung, falls sie dort nicht fällt, kommt in die Sitzung.

Ausführliche Statusberichte gehören ebenfalls nicht hinein. Sie werden vorher verschickt und gelten als gelesen. Eine Sitzung, in der vierzig Minuten lang vorgetragen wird, hat für die eigentliche Arbeit keine Zeit mehr.

Und die Ampelfarbe nach Gefühl gehört nicht hinein. Statusfarben brauchen eine Regel: Grün heißt, alle Zusagen des letzten Zeitraums sind eingehalten. Gelb heißt, es gibt eine Abweichung mit einer Maßnahme. Rot heißt, es braucht eine Entscheidung dieses Gremiums. Ohne solche Regeln ist Grün ein Stimmungsbild.

Rhythmus und Protokoll

Ein Rhythmus von vier bis sechs Wochen hat sich bewährt, in kritischen Phasen enger. Wichtig ist, dass die Termine für das ganze Jahr stehen und auch stattfinden, wenn nichts brennt. Ein Gremium, das nur im Krisenfall zusammenkommt, ist kein Steuerungsorgan, sondern eine Feuerwehr.

Das Protokoll ist kurz und besteht im Kern aus einer Tabelle: Entscheidung, Datum, wer entschieden hat, was daraus folgt und bis wann. Diskussionsverläufe gehören nicht hinein. Dieses Protokoll ist später die wichtigste Quelle, wenn rekonstruiert werden muss, warum etwas so gebaut wurde.

Ein praktischer Hinweis: Legen Sie die Sitzung nicht auf den letzten Tag vor einem Meilenstein. Das Gremium soll entscheiden können, bevor Fakten geschaffen sind, nicht sie bestätigen.