Wer kümmert sich nach dem Go-live um die Weiterentwicklung des ERP?

Nach dem Go-live braucht das System drei benannte Rollen: einen fachlichen Eigentümer je Kernprozess, der entscheidet, was sich ändern darf, eine technische Betreuung für Updates und Erweiterungen, und ein kleines Gremium, das Änderungswünsche priorisiert. Ohne diese drei fällt die Weiterentwicklung auf die IT zurück, die fachlich nicht entscheiden kann, und das System bleibt auf dem Stand des Go-live stehen.

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Warum die Zeit nach dem Go-live entscheidet

Der Go-live ist der Moment, in dem das System anfängt zu leben. Anwender entdecken Abläufe, die im Test niemand bedacht hat, das Geschäft ändert sich, neue Anforderungen entstehen, manchmal dreht sich das Geschäftsmodell. Ein ERP, das diese Bewegung aufnimmt, bleibt nützlich. Eines, das einfriert, wird über die Jahre zu dem alten System, das man gerade abgelöst hat.

In der Praxis endet nach dem Go-live die Projektorganisation, und niemand tritt an ihre Stelle. Der Projektleiter kehrt in die Linie zurück, die externen Berater gehen, und Änderungswünsche landen als Tickets bei der IT. Dort werden sie technisch bewertet, aber fachlich entscheidet niemand.

Die Folge ist ein bekanntes Muster: Änderungen dauern lange, Fachbereiche bauen Behelfslösungen neben dem System, und nach drei Jahren arbeitet ein Teil des Unternehmens wieder in Tabellen. Das ist kein Softwareproblem, sondern eine Lücke im Betriebsmodell.

Die drei Rollen, die besetzt sein müssen

Die erste Rolle ist der fachliche Eigentümer je Kernprozess. Diese Person entscheidet, ob eine gewünschte Änderung dem Prozess dient, und sie trägt die Verantwortung für die Stammdaten in ihrem Bereich. Ohne sie wird jede Änderung zur Verhandlung zwischen Abteilungen.

Die zweite Rolle ist die technische Betreuung. Sie spielt Updates ein, testet, pflegt Erweiterungen und hält den Kontakt zum Partner. Das kann intern besetzt oder eingekauft sein. Wichtig ist, dass es eine benannte Zuständigkeit gibt und keine Sammelrolle neben anderen Aufgaben.

Die dritte Rolle ist ein kleines Gremium, das alle vier bis sechs Wochen zusammenkommt und Änderungswünsche priorisiert. Es braucht keine große Runde: die fachlichen Eigentümer, die technische Betreuung und eine Person, die im Zweifel entscheidet. Dieses Gremium ist die Fortsetzung des Lenkungsausschusses in klein.

Wie viel Kapazität realistisch ist

Eine belastbare Faustregel aus der Praxis: Planen Sie für die laufende Weiterentwicklung ein Budget in der Größenordnung eines kleinen einstelligen Prozentsatzes der Einführungskosten pro Jahr. Das deckt Updates, kleinere Erweiterungen und die Anpassung an geänderte Anforderungen.

Auf der internen Seite brauchen die fachlichen Eigentümer nicht viel Zeit, aber verlässliche Zeit. Ein halber Tag im Monat je Kernprozess reicht in ruhigen Phasen, vorausgesetzt, er findet wirklich statt. Die technische Betreuung hängt von der Zahl der Erweiterungen und Schnittstellen ab.

Wichtiger als die genaue Zahl ist, dass dieses Budget existiert und nicht jedes Mal einzeln beantragt werden muss. Wo jede Kleinigkeit einen Antrag braucht, unterbleibt die Pflege, und der Rückstand wächst still.

Woran Sie erkennen, dass die Nachsorge fehlt

Es gibt drei zuverlässige Anzeichen. Das erste sind neue Tabellen neben dem System. Wenn Fachbereiche anfangen, Daten außerhalb zu führen, hat das System aufgehört, ihre Arbeit abzubilden, und niemand hat es geändert.

Das zweite Anzeichen ist eine wachsende Liste offener Änderungswünsche ohne Priorisierung. Eine lange Liste ist kein Problem, eine unsortierte schon, denn sie bedeutet, dass niemand entscheidet.

Das dritte Anzeichen ist der Satz, das System könne das nicht. In den meisten Fällen kann es das, aber niemand hat es eingerichtet. Wenn dieser Satz häufiger fällt, fehlt nicht Funktionalität, sondern Zuständigkeit.