Wenn sich das Geschäftsmodell dreht: Wie ein ERP mitgeht

Was heißt es, wenn sich ein Geschäftsmodell dreht?

Ein Geschäftsmodell dreht sich selten mit einem Vorstandsbeschluss. Meist beginnt es leise. Ein Maschinenbauer verkauft neben der Maschine einen Wartungsvertrag, später rechnet er nach Betriebsstunden ab. Ein Großhändler eröffnet einen Onlineshop für Endkunden. Ein Hersteller bietet zur Anlage eine Software an, die monatlich bezahlt wird. Das alte Geschäft läuft weiter, das neue kommt dazu.

Der Druck dahinter ist real. In einer Umfrage des Instituts der deutschen Wirtschaft unter rund 900 Firmen aus Industrie und industrienahen Dienstleistungen sagen 78 Prozent der Firmen mit chinesischer Konkurrenz, dass diese vergleichbare Produkte günstiger anbietet. Bei Firmen mit hohem Konkurrenzdruck liegen die chinesischen Preise in 63 Prozent der Fälle um mehr als 30 Prozent darunter (IW-Report 30/2024, Juni 2024). Eine Studie des FIR an der RWTH Aachen für die IMPULS-Stiftung des VDMA zieht daraus für den Maschinen- und Anlagenbau den Schluss: weg vom Produktanbieter, hin zum Lösungsanbieter, mit Services, digitalen Produkten und Abonnements (FIR/VDMA IMPULS, „Erfolgsfaktoren digitaler Geschäftsmodelle für den Maschinen- und Anlagenbau“, Januar 2025). Dass sich der Weg lohnen kann, zeigt KfW Research: Mittelständler mit Geschäftsmodellinnovationen weisen eine um 4,9 Prozentpunkte höhere Produktivität auf (KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 480, 8. Januar 2025).

Wo merkt das ERP den Wechsel zuerst?

Nicht bei der Lizenz und selten bei einer fehlenden Funktion. Das ERP merkt den Wechsel in den Grundannahmen, auf denen es aufgebaut wurde. Im alten Modell ist der Artikel die zentrale Einheit: Er wird gefertigt, verkauft, geliefert und berechnet. Im neuen Modell ist es der Vertrag. Er hat eine Laufzeit, einen Abrechnungsrhythmus, vielleicht einen Preis je Nutzung, und er hängt an einer Anlage beim Kunden, nicht an einem Lieferschein.

Daraus folgen Fragen, die im Alltag schnell konkret werden. Wann ist der Umsatz realisiert, bei der Rechnung oder verteilt über die Laufzeit? Wo steht, welche Anlage bei welchem Kunden welchen Vertrag hat? Und wie sieht der Deckungsbeitrag aus, wenn ein Kunde Maschine, Wartung und Software in einem Paket bezieht? Wer diese Fragen nicht im System beantwortet, beantwortet sie am Monatsende von Hand.

Warum landet das neue Geschäft so oft neben dem System?

Weil es am Anfang klein ist. Die ersten zwanzig Wartungsverträge passen in eine Tabelle, die Abrechnung macht eine Kollegin, die das Geschäft kennt. Das ist vernünftig, solange man ausprobiert. Es wird teuer, wenn aus dem Versuch ein Geschäftsbereich wird und die Tabelle bleibt. Nach einem Jahr hängen Rechnungen, Verlängerungen und Preisanpassungen an einer Datei und an einer Person. Genau so beginnt das Muster, das wir im Artikel Nie wieder von vorn: wie ein ERP mit dem Geschäft mitwächst beschreiben: Änderungen werden am Rand des Systems abgelegt statt darin.

Ein neues Geschäftsmodell scheitert selten am ERP. Es scheitert daran, dass es ein Jahr lang neben dem ERP läuft.

Was bringt Business Central heute im Standard mit?

Mehr, als viele erwarten. Seit Oktober 2024 gehört die Abonnementabrechnung (Subscription Billing) zum Standard von Business Central und ist in der Essentials-Lizenz enthalten. Sie verwaltet Verträge für Artikel und Services, wiederkehrende und nutzungsbasierte Abrechnung, Preisanpassungen über die Laufzeit sowie Abgrenzung und Umsatzrealisierung nach Abrechnungsplan (Microsoft Learn, Release-Plan 2024 Release Wave 2, allgemein verfügbar seit 2. Oktober 2024). Seit April 2026 kommen eine erweiterte Power-BI-App für die Abonnementabrechnung und weniger Aufwand bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung dazu (Microsoft Learn, Release-Plan 2026 Release Wave 1).

Die Funktion ist also selten das Problem. Die Frage ist, ob die Datenbasis darunter das zweite Modell trägt. Die FIR-Studie nennt die Fähigkeit, traditionelle und neue Geschäftsmodelle parallel zu betreiben, ausdrücklich als Voraussetzung für den Wandel. Für das ERP heißt das: Artikel und Verträge, Einmalverkauf und Abonnement, Händler und Endkunde müssen in einer Datenbasis nebeneinander stehen können, ohne dass das eine das andere verbiegt.

Woran erkennt man, dass ein ERP mitgehen kann?

Drei Fragen helfen, bevor das neue Geschäft wächst. Kann eine neue Abrechnungslogik dazukommen, ohne dass Artikelstamm, Kontenplan oder Dimensionen umgebaut werden müssen? Gibt es für das neue Modell einen Process Owner, der im System entscheiden darf, statt dass jede Ausnahme über die IT läuft? Und liefert das Controlling Zahlen je Geschäftsmodell getrennt, ohne Auswertung von Hand am Monatsende?

Wer alle drei mit Ja beantwortet, setzt eine neue Anforderung in Wochen um, nicht in Quartalen. Das ist der Kern dessen, was wir unter einem Evergreen ERP verstehen: nicht der aktuelle Versionsstand, den Microsoft in der Cloud ohnehin liefert, sondern ein System, das den Stand des Geschäfts abbildet. Wer zweimal Nein sagt, sollte die Grundlagen klären, bevor der nächste Vertrag in der Tabelle landet.

Wie wir Unternehmen begleiten, wenn sich das Geschäftsmodell dreht

Wir begleiten seit über 25 Jahren ERP-Projekte im Mittelstand, Business Central ist dabei unsere Heimat. Wenn ein neues Geschäftsmodell dazukommt, beginnen wir nicht mit der Konfiguration, sondern mit drei Fragen: Was ändert sich am Geschäft wirklich, was davon muss die Datenbasis tragen, und wer entscheidet künftig darüber? Erst dann folgt die Umsetzung im Standard, so schlank wie möglich. Unser Ziel ist, dass das nächste große ERP-Projekt das letzte ist, und dass jede weitere Änderung danach Routine wird. Wie das aussieht, beschreiben wir unter Nur noch ein letztes großes ERP-Projekt.

Ihr Geschäft verändert sich gerade, und Sie sind nicht sicher, ob Ihr ERP mitgeht? Dann schauen wir uns das gern gemeinsam mit Ihnen an. Im ersten Gespräch geht es um Ihre Lage, ohne Präsentation und ohne Angebot.