Stammdaten vor der ERP-Migration bereinigen: wie vorgehen?

Stammdaten bereinigt man in fünf Schritten: Bestand messen, Regeln definieren, Dubletten und Leichen bereinigen, Pflichtfelder nachpflegen und die Regeln mit Verantwortlichen dauerhaft verankern. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst die Zielregeln aus den künftigen Prozessen ableiten, dann bereinigen. Wer ohne Regeln putzt, hat in zwei Jahren denselben Zustand wieder.

1. Bestand messen. Kunden ohne Umsatz, Artikel ohne Lagerabgang, doppelte Lieferanten, leere Pflichtfelder: vier Zahlen je Datenobjekt genügen.
2. Regeln definieren. Eindeutigkeit, Pflichttiefe, Namenskonventionen, Lebenszyklus und Verantwortung, abgeleitet aus den künftigen Prozessen.
3. Dubletten und Leichen bereinigen. Erst jetzt, denn wer ohne Regeln putzt, hat in zwei Jahren denselben Zustand wieder.
4. Pflichtfelder nachpflegen. Was das neue System braucht, wird vor der Migration gefüllt, nicht im Livebetrieb.
5. Regeln dauerhaft verankern. Mit benannten Verantwortlichen für Anlage und Änderung, sonst hält das Ergebnis nicht.

Womit fängt man an: Wie schlimm ist es wirklich?

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme, und sie ist schnell gemacht: Wie viele Kunden hatten in 24 Monaten keinen Umsatz? Wie viele Artikel keinen Lagerabgang? Wie viele Lieferanten existieren doppelt in verschiedenen Schreibweisen? Wie viele Pflichtfelder sind leer oder mit Platzhaltern gefüllt?

Diese Kennzahlen machen aus dem Bauchgefühl eine Arbeitsliste. Typisch im Mittelstand: 30 bis 50 Prozent der Stammsätze sind inaktiv oder doppelt. Das ist keine Schande, sondern zwei Jahrzehnte gelebtes Geschäft. Aber es ist der Grund, warum eine Migration ohne Bereinigung die Probleme verdoppelt statt löst.

Vier Zahlen je Datenobjekt reichen für die Bestandsaufnahme: Dublettenquote, Anteil vollständiger Pflichtfelder, Anteil inaktiver Stammsätze und Alter der letzten Pflege. Diese Messung dauert Tage und verändert regelmäßig die Einschätzung im Projektteam.

Nach welchen Regeln wird bereinigt?

Die Regeln kommen aus den künftigen Prozessen, nicht aus der Vergangenheit: Welche Felder braucht der Auftragsprozess wirklich? Welche Dimensionen braucht das Berichtswesen? Welche Artikelstruktur braucht die Disposition? Was niemand braucht, wird nicht gepflegt, sondern gestrichen.

• Eindeutigkeit: ein Geschäftspartner, ein Stammsatz, klare Dublettenregel
• Pflichttiefe: welche Felder sind Pflicht, welche optional, welche entfallen
• Namenskonventionen: einheitliche Schreibweisen für Namen, Adressen, Einheiten
• Lebenszyklus: wann wird ein Stammsatz gesperrt, archiviert, gelöscht
• Verantwortung: wer legt an, wer ändert, wer gibt frei

Entscheidend ist, dass die Regeln vor der Arbeit stehen und schriftlich vorliegen. Ohne sie entscheidet jeder Bearbeiter im Einzelfall, und dann entsteht aus der Bereinigung eine neue Uneinheitlichkeit, nur diesmal mit dem Anspruch, sauber zu sein.

DGP hält diese Regeln in einem einseitigen Papier fest, das jeder Bearbeiter vor sich liegen hat. Ein Satz je Feld genügt, entscheidend ist, dass niemand im Zweifel selbst entscheidet.

Wer macht die Arbeit, und wie viel ist automatisierbar?

Werkzeuge helfen beim Finden: Dubletten-Kandidaten, leere Pflichtfelder und inaktive Sätze lassen sich maschinell listen, inzwischen auch KI-gestützt. Die Entscheidung bleibt beim Fachbereich: Ob zwei ähnliche Kunden wirklich einer sind, weiß der Vertrieb, nicht das Skript.

Bewährt hat sich ein klarer Schnitt: Maschinell vorsortieren, fachlich entscheiden, im Altsystem oder Zwischenschritt korrigieren. Die Bereinigung läuft damit parallel zur Einführung und gehört zu den wenigen Projektaufgaben, die früh beginnen können, lange bevor das neue System steht.

Erfahrungsgemäß lässt sich das Erkennen weitgehend automatisieren, das Entscheiden nicht. Ein Werkzeug findet Dubletten zuverlässig, aber welcher der beiden Datensätze der richtige ist, weiß nur der Fachbereich.

Deshalb ist die Aufwandsverteilung typischerweise umgekehrt zur Erwartung: Der technische Teil ist in Tagen erledigt, die fachlichen Entscheidungen brauchen Wochen und lassen sich nicht beschleunigen.

Wie bleibt es sauber, wenn die Migration vorbei ist?

Ohne Verankerung wächst der alte Zustand nach, nur schneller. Deshalb endet die Bereinigung nicht mit der Migration, sondern mit drei dauerhaften Einrichtungen: benannte Datenverantwortliche je Objekt, Anlage-Workflows mit Pflichtfeldern im System und eine Kennzahl je Quartal, die die Qualität sichtbar hält.

Das zahlt doppelt: Saubere Stammdaten sind die Voraussetzung für verlässliche Zahlen und für alles, was danach kommt, von der Prozessautomatisierung bis zu KI-Agenten, die auf genau dieser Datenbasis arbeiten. Die Datenbasis bleibt, Systeme kommen und gehen.

Ohne diese laufende Pflege ist der Zustand nach etwa zwei Jahren wieder der alte, nur dass die Bereinigung diesmal gegen ein produktives System laufen muss und damit deutlich teurer wird. Die Pflege selbst kostet wenige Stunden im Monat, sofern sie einer namentlich benannten Person gehört.