Wie viel Zeit muss unser eigenes Team in ein ERP-Projekt stecken?

Rechnen Sie in einem mittelständischen ERP-Projekt mit einem internen Aufwand in der Größenordnung der externen Beratungstage, in Projekten mit vielen Prozessen auch darüber. Die Schlüsselrollen sind dabei entscheidender als die Gesamtsumme: Ein Projektleiter braucht in der heißen Phase mindestens die Hälfte seiner Arbeitszeit, und die Prozessverantwortlichen der Kernbereiche jeweils ein bis zwei Tage pro Woche. Wer diese Zeit nicht freistellt, bezahlt sie später in Verzögerung.

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Welche Rollen wie viel Zeit brauchen

Die interne Belastung verteilt sich nicht gleichmäßig. Vier Rollen tragen den größten Teil. Der interne Projektleiter ist die kritischste: In der Konzeptions- und Testphase braucht diese Person mindestens fünfzig Prozent ihrer Arbeitszeit, in der Go-live-Phase häufig mehr. Ein Projektleiter, der das Projekt neben einer vollen Linienaufgabe führt, wird zum Engpass, durch den alle Entscheidungen langsamer werden.

Die Prozessverantwortlichen der Kernbereiche, also typischerweise Finanzen, Vertrieb, Produktion und Logistik, liegen bei ein bis zwei Tagen pro Woche über die Konzeptions- und Testphase. Sie sind es, die Prozesse beschreiben, Entscheidungen vorbereiten und später testen.

Die dritte Rolle ist die Datenverantwortung. Stammdaten zu bereinigen ist Arbeit, die niemand extern für Sie erledigen kann, weil nur Ihr Haus weiß, welcher Artikel noch gebraucht wird. Die vierte sind die Key User in den Fachbereichen, die testen und später schulen. Ihr Aufwand konzentriert sich auf die letzten Monate vor dem Go-live.

Warum der interne Aufwand unterschätzt wird

Der Hauptgrund ist einfach: Externe Tage werden in Rechnung gestellt und sind deshalb sichtbar, interne Tage nicht. Sie erscheinen in keiner Kalkulation und werden erst spürbar, wenn Termine reißen oder das Tagesgeschäft leidet.

Der zweite Grund liegt in der Planung. Viele Projekte planen interne Beteiligung als zusätzliche Aufgabe neben der bestehenden Arbeit. Das funktioniert in ruhigen Phasen und bricht zusammen, sobald Quartalsabschluss, Urlaubszeit oder eine Sonderlage im Geschäft dazwischenkommen. Genau dann liegen Entscheidungen wochenlang, und die externen Kosten laufen weiter.

Der dritte Grund ist die Testphase. Sie wird regelmäßig am knappsten geplant und braucht am meisten Zeit, weil Tests nicht nur Klicken sind, sondern echte Geschäftsvorfälle mit echten Daten. Wer hier spart, verschiebt die Fehlerfindung in den Echtbetrieb.

Was Schulung und Einführung kosten

Für Schulung und Befähigung sollten Sie einen eigenen Posten einplanen, nicht einen Restbetrag. Zwei Größen bestimmen ihn: die Zahl der Anwender und die Zahl der unterschiedlichen Rollen. Zehn Rollen zu schulen ist aufwendiger als hundert Anwender in einer Rolle.

Zur Schulung gehören drei Teile, die oft nur als einer gedacht werden. Erstens die eigentliche Schulung vor dem Go-live. Zweitens die Materialien, also Kurzanleitungen für die Abläufe, die im Alltag wirklich vorkommen. Drittens die Betreuung in den ersten Wochen nach dem Start, wenn die echten Fragen auftauchen.

Diese dritte Phase ist die wirksamste und wird am häufigsten gestrichen. Sie entscheidet darüber, ob Anwender das neue System nutzen oder Wege daran vorbei suchen. Ein Umgehungsweg, der in den ersten Wochen entsteht, bleibt oft jahrelang bestehen.

Wie Sie den internen Aufwand planbar machen

Drei Maßnahmen haben sich bewährt. Erstens: Stellen Sie die Schlüsselrollen nachweisbar frei, nicht mündlich. Eine Freistellung, die im Kalender steht und im Team kommuniziert ist, hält dem Tagesgeschäft stand. Eine mündliche Zusage nicht.

Zweitens: Planen Sie die Belastung über die Phasen statt als Durchschnitt. Der Aufwand ist in der Konzeption hoch, in der Umsetzung niedriger und vor dem Go-live am höchsten. Wer mit einem gleichmäßigen Mittelwert plant, unterschätzt genau die kritischen Wochen.

Drittens: Regeln Sie die Vertretung im Tagesgeschäft, bevor das Projekt startet. Die häufigste Ursache für ausfallende Projektarbeit ist nicht mangelnde Bereitschaft, sondern eine Linienaufgabe, die niemand übernimmt. Diese Klärung kostet wenig und rettet Termine.