Wie vergleiche ich ERP-Angebote, die völlig unterschiedlich aufgebaut sind?

ERP-Angebote werden vergleichbar, wenn Sie sie auf vier Blöcke herunterbrechen: Lizenzen, einmalige Dienstleistung, laufende Kosten und interner Aufwand. Danach prüfen Sie, welche Annahmen hinter den Aufwänden stehen, vor allem die Zahl der Schnittstellen, der Anpassungen und der Migrationsläufe. Erst diese Annahmen machen den Unterschied sichtbar. Zwei Angebote mit gleicher Summe können unterschiedliche Projekte beschreiben.

Was hinter den Kostenblöcken steckt: Was kostet eine Business-Central-Einführung wirklich?

Wenn Sie ein konkretes Angebot prüfen lassen wollen: senior-geführte Zweitmeinung

Schritt eins: alles auf vier Blöcke bringen

Der erste Schritt ist mechanisch. Nehmen Sie jedes Angebot und ordnen Sie jede Position einem von vier Blöcken zu: Lizenzkosten, einmalige Dienstleistung, laufende Kosten nach dem Go-live und interner Aufwand Ihres eigenen Teams. Der letzte Block steht in keinem Angebot, gehört aber in den Vergleich, weil er real anfällt.

Schon dieser Schritt bringt Klarheit. Häufig zeigt sich, dass ein Angebot Positionen enthält, die ein anderes stillschweigend voraussetzt, etwa die Datenübernahme oder die Schulung der Anwender. Ein Angebot ohne diese Positionen ist nicht günstiger, es ist unvollständig.

Rechnen Sie außerdem alle Angebote auf denselben Zeitraum. Lizenzkosten fallen laufend an, Dienstleistung einmalig. Ein Vergleich über fünf Jahre zeigt ein anderes Bild als ein Vergleich über das Einführungsjahr, und fünf Jahre sind die realistischere Betrachtung.

Schritt zwei: die Annahmen sichtbar machen

Der eigentliche Unterschied zwischen zwei Angeboten liegt fast nie im Stundensatz, sondern in der Menge der angenommenen Arbeit. Fragen Sie deshalb nach den Annahmen hinter jedem Aufwandsblock: Wie viele Schnittstellen sind kalkuliert und zu welchen Systemen? Wie viele Anpassungen am Standard? Wie viele Testmigrationen? Wie viele Tage Betreuung nach dem Go-live?

Diese Zahlen machen zwei Angebote schlagartig vergleichbar. Ein Angebot, das zwei Schnittstellen und eine Testmigration ansetzt, beschreibt ein anderes Projekt als eines mit fünf Schnittstellen und drei Migrationsläufen, auch wenn beide dieselbe Summe nennen.

Fragen Sie außerdem, was passiert, wenn eine Annahme nicht hält. Ein belastbares Angebot beschreibt den Änderungsprozess: wer feststellt, dass Mehraufwand entsteht, wer ihn freigibt und zu welchen Konditionen. Fehlt das, verhandeln Sie später unter Zeitdruck.

Woran Sie eine zu optimistische Kalkulation erkennen

Es gibt wiederkehrende Anzeichen. Das erste ist eine auffällig kurze Konzeptphase. Wenn die Klärung der Prozesse mit wenigen Tagen angesetzt ist, wird die Klärungsarbeit nicht eingespart, sondern in die Umsetzungsphase verschoben, wo sie teurer ist und den Termin gefährdet.

Das zweite Anzeichen ist eine Datenmigration als Pauschalposten ohne Angabe von Testläufen. Stammdaten sind in den meisten Unternehmen nicht in dem Zustand, den eine Pauschale unterstellt, und die Runden, die dann nötig werden, stehen nirgends.

Das dritte ist fehlende Betreuung nach dem Go-live. Die ersten Wochen im Echtbetrieb sind der Moment, in dem Anwender Fragen haben und Fehler auffallen. Ein Angebot ohne diese Phase verlagert den Aufwand in Ihren Betrieb, wo er als Produktivitätsverlust anfällt statt als Rechnungsposten.

Welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen sollten

Vier Fragen bringen in einem Erstgespräch mehr Erkenntnis als eine lange Präsentation. Erstens: Welche drei Dinge werden in unserem Projekt vermutlich schwierig? Ein erfahrener Anbieter kann das nach einem Gespräch benennen. Wer nur Chancen sieht, hat entweder nicht zugehört oder verkauft.

Zweitens: Wer aus Ihrem Team arbeitet tatsächlich bei uns, und mit welchem Anteil seiner Zeit? Der Unterschied zwischen dem Gesprächspartner im Vertrieb und den Menschen im Projekt ist einer der häufigsten Enttäuschungsgründe.

Drittens: Welchen Anteil unserer Anforderungen deckt der Standard ohne Anpassung? Viertens: Was müssen wir bis zum Projektstart erledigt haben? Wer auf die letzte Frage konkret antwortet, hat ein realistisches Bild vom Projekt. Wer sie ausweicht, kalkuliert Klärungsarbeit, die noch niemand gemacht hat.