Welche Daten sieht Copilot in Business Central?

Copilot in Business Central arbeitet im Rahmen der Berechtigungen des angemeldeten Benutzers: Was der Nutzer nicht sehen darf, sieht auch sein Copilot nicht. Die Verarbeitung läuft laut Microsofts Dokumentation innerhalb der Microsoft-Cloud-Dienstgrenzen, und Geschäftsdaten werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet. Die praktische Hausaufgabe liegt deshalb im eigenen Haus: Ein Berechtigungskonzept, das über Jahre gewachsen und zu breit geworden ist, macht auch Copilot zu einem zu breiten Fenster.

Das Prinzip: Copilot erbt die Rechte des Nutzers

Copilot ist kein zweiter Datenzugang neben dem System, sondern eine Oberfläche auf demselben Berechtigungsmodell. Fragt ein Vertriebsmitarbeiter nach Deckungsbeiträgen, auf die er kein Leserecht hat, bekommt er sie auch über Copilot nicht. Für Agenten gilt dasselbe mit eigenem Konto: Ein Bestell-Agent arbeitet unter einem eigenen Benutzerkontext mit eigenen, bewusst knappen Rechten.

Damit steht und fällt die Sicherheitsfrage nicht mit der KI, sondern mit dem Berechtigungskonzept darunter. Wer dort seit Jahren mit Sammelrollen und Vollzugriffen arbeitet, hatte das Problem schon vor Copilot. Die KI macht es nur sichtbarer, weil Fragen stellen leichter ist als Tabellen durchsuchen.

Was mit den Daten bei der Verarbeitung passiert

Die Verarbeitung der Copilot-Anfragen läuft laut Microsofts Dokumentation innerhalb der Dienstgrenzen der Microsoft-Cloud, unter denselben vertraglichen Zusagen wie der Rest von Business Central. Geschäftsdaten aus Ihrem System werden nicht verwendet, um die zugrunde liegenden Sprachmodelle zu trainieren. Ihre Belege werden also nicht zum Lehrmaterial für andere.

Für die Praxis heißt das: Die Datenschutz-Bewertung von Copilot ist eine Fortschreibung der Business-Central-Bewertung, kein neues Fass. Was dokumentiert gehört, sind die aktivierten Funktionen, ihre Datenreichweite und die Verantwortlichen, und genau diese Liste entsteht ohnehin, wenn die Betriebsroutine steht.

Die eigentliche Hausaufgabe: Berechtigungen entrümpeln

Vor der ersten breiten Copilot-Aktivierung lohnt ein Blick auf drei Punkte: Sammelkonten, die mehrere Menschen teilen, Altrollen mit Vollzugriff aus der Einführungszeit und Führungskräfte-Rechte, die aus Bequemlichkeit alles sehen. Alle drei waren immer schon unsauber. Mit KI-Oberflächen werden sie zum offenen Regal.

Die Entrümpelung ist überschaubar: Rollen auf das Arbeitsprofil zuschneiden, Sammelkonten auflösen, Agenten eigene Konten geben. Sie zahlt doppelt: auf die Sicherheit und auf die Antwortqualität, denn KI auf sauber geordneten Daten antwortet messbar besser als auf einem offenen Datenmeer.

Drei Fragen für Ihr nächstes IT-Gespräch

• Welche Copilot- und Agent-Funktionen sind bei uns aktiviert, und wer ist je Funktion verantwortlich?
• Arbeiten alle Agenten unter eigenen Konten mit knappen Rechten, oder läuft etwas unter Sammel- oder Admin-Konten?
• Wann wurden die Benutzerrollen zuletzt gegen die tatsächlichen Arbeitsprofile geprüft?

Wer diese drei Fragen schriftlich beantworten kann, hat die Datenzugriffs-Frage im Griff. Wer nicht, weiß jetzt, wo die Arbeit liegt, und eine Bestandsaufnahme beziffert sie in Tagen statt Vermutungen.