Was macht der Expense Agent in Business Central, und gilt er schon für Deutschland?

Der Expense Agent ist der dritte Microsoft-Agent in Business Central nach Sales Order Agent und Payables Agent. Mitarbeitende reichen Belege per Foto, Web-App oder E-Mail ein, der Agent liest Händler, Betrag, Datum und Kategorie aus, bündelt die Ausgaben zu Spesenberichten, prüft sie gegen Ihre Richtlinie und übergibt sie zur Freigabe und Buchung in Business Central. Stand September 2026 ist er in Deutschland und Österreich verfügbar, auf Deutsch, als produktionsreife Vorschau. Je Beleg fallen 50 Copilot Credits an. Er trägt dort, wo Spesenkategorien, Buchungsgruppen und Richtlinie vorher geklärt sind.

Was der Agent übernimmt

1. Erfassen: Belege kommen als Foto aus der mobilen App, als Upload in der Web-App oder per Weiterleitung an ein Postfach. Wer einreicht, braucht keine Business-Central-Lizenz, nur ein Konto im Microsoft-Entra-Verzeichnis der Firma.
2. Auslesen und einordnen: Der Agent erkennt Händler, Betrag, Währung, Datum, Zahlungsart und Belegnummer, ordnet die Ausgabe einer Spesenkategorie zu und zerlegt Sammelbelege in Einzelpositionen. Tagespauschalen rechnet er aus Reiseunterlagen, Fahrtkosten aus Start und Ziel.
3. Prüfen: Dubletten und Auffälligkeiten werden markiert, Richtlinienverstöße gemeldet. Ohne Verstoß kann der Bericht automatisch in die Freigabe gehen.
4. Übergeben: Freigabe und Buchung laufen in Business Central, mit den Berechtigungen, Buchungsgruppen und Dimensionen, die dort gelten. Der Agent bucht nicht an Ihren Regeln vorbei.

Neu seit Sommer 2026 sind die mobile Belegerfassung und die Zuordnung von Ausgaben zu Projekten in der Web-App. Reiseanträge vor der Reise hat Microsoft für September 2026 angekündigt.

Verfügbarkeit: Deutschland und Österreich ja, Schweiz noch nicht

Microsoft führt den Expense Agent als produktionsreife Vorschau, also mit ergänzenden Nutzungsbedingungen, aber für den Produktivbetrieb freigegeben. Die Länderliste umfasst Stand 09.09.2026 Australien, Dänemark, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Kanada, Neuseeland, Österreich, Spanien und die USA. Unterstützte Sprachen sind Deutsch, Dänisch, Englisch, Französisch und Spanisch. Die Schweiz steht noch nicht auf der Liste.

Wer die Funktion in einer nicht gelisteten Sprache oder Region nutzt, kann das tun, Microsoft übernimmt dann aber keine Zusage zur Qualität. Für Unternehmen mit Schweizer Gesellschaften heißt das: Deutschland und Österreich zuerst, die Schweiz nachziehen, sobald sie freigegeben ist. Die Verfügbarkeit ändert sich mit jedem Release, die aktuelle Liste führt Microsoft in der Übersicht zur Länder- und Sprachverfügbarkeit.

Was er kostet

Der Expense Agent ist in der Business-Central-Online-Lizenz enthalten, abgerechnet wird der Verbrauch: 50 Copilot Credits je verarbeitetem Beleg, unabhängig davon, wie viele Positionen daraus werden. Credits kauft Ihr Unternehmen als Paket mit 25.000 Credits für 200 US-Dollar im Monat oder zahlt nach Verbrauch mit rund einem US-Cent je Credit (Microsoft-Preisliste, Stand 09.09.2026).

Ein Rechenbeispiel: 200 Belege im Monat sind 10.000 Credits. Im Paket entspricht das rechnerisch 80 US-Dollar, nach Verbrauch etwa 100 US-Dollar. Der Preis ist damit nicht die Hürde. Die Hürde ist die Vorarbeit, die im nächsten Abschnitt steht. Wie das Credit-Modell insgesamt funktioniert und was der größte Kostenblock bei KI im ERP ist, steht in Was kostet Copilot in Business Central?

Was er von Ihrer Datenbasis braucht

Der Agent arbeitet mit den Stammdaten, die Sie ihm geben, und er arbeitet nur so gut wie diese. Vier Dinge müssen vor dem Start stehen:

• Spesenkategorien und Unterkategorien mit sprechenden Beschreibungen, denn genau daran ordnet der Agent jeden Beleg zu. Unklare Kategorien erzeugen unklare Zuordnungen.
• Buchungsgruppen und Dimensionen je Kategorie, damit aus dem freigegebenen Bericht ein sauberer Buchungssatz wird und die Kostenstelle nicht nachträglich korrigiert werden muss.
• Eine schriftliche Richtlinie mit Grenzen: Höchstbeträge, Pauschalen, Belegpflicht, Freigabestufen. Was nicht als Regel formuliert ist, kann der Agent nicht prüfen.
• Saubere Mitarbeiter- und Genehmigerdaten, weil die Web-App über das Firmenverzeichnis anmeldet und Freigaben an Personen hängen.

Das ist dieselbe Logik wie bei jedem Agenten: Er beschleunigt, was er vorfindet. Trifft er auf gewachsene Kategorien und ungeschriebene Ausnahmen, produziert er schneller Nacharbeit. Warum das für alle Agenten gilt, steht in Brauchen KI-Agenten in Business Central eine saubere Datenbasis?

Wann sich der Einstieg lohnt

Der Expense Agent ist ein guter erster Agent, wenn drei Dinge zutreffen: Es gibt ein spürbares Belegvolumen (ab etwa 100 Belegen im Monat wird die Handarbeit sichtbar), die Richtlinie ist bereits schriftlich, und die Buchhaltung will die Freigabe behalten, nicht abgeben. Dann ist der Prozess klein genug für einen sauberen Pilot und groß genug, dass sich das Ergebnis messen lässt.

Die Reihenfolge, die sich bewährt: Richtlinie und Kategorien klären, Buchungsgruppen prüfen, den Agenten in einer Abteilung mitlaufen lassen und drei Monate lang Korrekturquote und Durchlaufzeit messen. Erst dann ausrollen. Wer die Freigabe verantwortet und was passiert, wenn der Agent falsch zuordnet, gehört vorher geklärt: Wer ist verantwortlich, wenn KI im ERP Fehler macht?