Wer pflegt unsere KI-Funktionen nach dem Go-live?

KI-Funktionen im ERP brauchen nach dem Go-live eine schlichte Betriebsroutine: einen benannten Eigentümer je Funktion, einen festen Prüftermin je Release-Welle, einen kleinen Satz Testfälle für die automatisierten Vorgänge und eine Stichproben-Quote im Alltag. Microsoft verändert Copilot und Agenten mit zwei Release-Wellen pro Jahr. Ohne diese Routine altert jede KI-Funktion in Monaten: Sie arbeitet weiter, nur niemand weiß mehr, wie gut.

Warum KI-Funktionen anders altern als Module

Ein Buchhaltungsmodul rechnet heute wie vor fünf Jahren. Eine KI-Funktion nicht: Ihre Modelle, Oberflächen und Fähigkeiten ändern sich mit den Release-Wellen, und ihr Verhalten hängt an Ihren Daten, die sich ebenfalls ändern. Beides zusammen heißt: Der Zustand vom Go-live-Tag ist kein Dauerzustand, sondern eine Momentaufnahme.

Das ist kein Grund zur Sorge, sondern zur Routine. Dieselbe Bewegung bringt laufend neue Fähigkeiten mit, die im Lizenzpreis bereits enthalten sind. Unternehmen mit Betriebsroutine nehmen sie mit, alle anderen erfahren aus dem Flurfunk, dass etwas nicht mehr geht.

Die Betriebsroutine in vier Elementen

1. Ein Eigentümer je Funktion: dieselbe Logik wie bei Prozessen. Der Eigentümer kennt den Zweck der Funktion, prüft sie nach Releases und entscheidet, ob Neues aktiviert wird.
2. Ein Prüftermin je Release-Welle: zweimal im Jahr, im Kalender, mit Microsofts Ankündigungsliste als Agenda. Wenige Stunden, die verhindern, dass Änderungen unbemerkt durchlaufen.
3. Ein Satz Testfälle: für jeden automatisierten Vorgang drei bis fünf typische Fälle plus die bekannten Grenzfälle. Nach jedem Release einmal durchspielen, Ergebnis notieren.
4. Eine Stichproben-Quote im Alltag: ein fester kleiner Anteil der Agent-Ergebnisse wird laufend geprüft. Steigt die Fehlerquote, ist das das Frühwarnsignal, lange bevor jemand klagt.

Der Aufwand, ehrlich beziffert

Für einen Mittelständler mit einer Handvoll aktiver KI-Funktionen liegt die Routine bei wenigen Personentagen im Jahr: zwei Prüftermine, laufende Stichproben im Minutenbereich, gelegentliche Nachjustierung. Das ist weniger, als ein einziger unbemerkt fehlerhafter Monat an Aufräumarbeit kostet.

Wer die Routine nicht intern besetzen kann oder will, holt sie sich als Begleitung: Governance und Delivery Management hält genau diese Ordnung, mit der Steuerung auf Ihrer Seite. Entscheidend ist nicht, wer die Routine fährt, sondern dass sie existiert und benannt ist.

Der Zusammenhang mit dem Template und der Datenbasis

International wird die Pflegefrage größer: Wenn mehrere Länder auf einem gemeinsamen Kern arbeiten, gehört die KI-Prüfung in dieselbe Release-Routine wie das Global Template, sonst testet jedes Land für sich oder keines. Und wie überall gilt: Die Prüfergebnisse sind nur so aussagekräftig wie die Datenbasis, auf der die Funktionen arbeiten.