{"id":7134,"date":"2026-09-09T14:10:12","date_gmt":"2026-09-09T14:10:12","guid":{"rendered":"https:\/\/dgp.group\/einblicke\/wissen\/expense-agent-business-central\/"},"modified":"2026-09-09T14:10:12","modified_gmt":"2026-09-09T14:10:12","slug":"expense-agent-in-business-central","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/dgp.group\/en\/einblicke\/wissen\/expense-agent-business-central\/","title":{"rendered":"What does the Expense Agent do in Business Central, and is it available in Germany yet?"},"content":{"rendered":"\n<script type=\"application\/ld+json\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@type\":\"FAQPage\",\"mainEntity\":[{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Is the Expense Agent available in Germany?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Yes. As of September 2026 Microsoft lists Germany and Austria among the countries and German as a supported language. Switzerland is not released yet. The agent counts as a production-ready preview and may be used productively.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Do employees need a Business Central licence to submit receipts?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"No. Receipts are submitted via a web app, the mobile app or by email with an account in the company directory. Only those who approve and post in the system need a Business Central licence.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"What does one receipt cost via the Expense Agent?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"50 Copilot Credits per receipt, regardless of the number of items. In the pack of 25,000 credits for 200 US dollars a month that works out at 40 US cents per receipt, pay as you go around 50 US cents.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Does the agent replace the review by accounting?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"No. It takes over capture, classification and pre-checking against the policy. Approval and posting stay with the people and permissions provided for that in Business Central. That is by design, not a limitation.\"}}]}<\/script>\n\n\n\n<section class=\"wp-block-group alignfull phead phead--center phead--photo is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<figure class=\"wp-block-image bg\"><img decoding=\"async\" srcset=\"\/wp-content\/themes\/dgp-block-theme\/assets\/img\/wissen-hero-768.webp 768w, \/wp-content\/themes\/dgp-block-theme\/assets\/img\/wissen-hero-1280.webp 1280w, \/wp-content\/themes\/dgp-block-theme\/assets\/img\/wissen-hero.webp 1920w\" sizes=\"100vw\" src=\"\/wp-content\/themes\/dgp-block-theme\/assets\/img\/wissen-hero.webp\" alt=\"Senior-Beratungsgespr\u00e4ch zu Business Central und ERP bei DGP\"\/><\/figure>\n\n<div class=\"wp-block-group wrap is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"crumbs wp-block-paragraph\"><a href=\"\/einblicke\/wissen\/\">Wissen<\/a><span>\/<\/span>Antwort<\/p>\n<p class=\"eyebrow wp-block-paragraph\">Senior-gef\u00fchrte Antwort \u00b7 KI<\/p>\n<h1 class=\"wp-block-heading\">Was macht der Expense Agent in Business Central, und gilt er schon f\u00fcr Deutschland?<\/h1>\n<p class=\"lead wp-block-paragraph\">Ja, seit Sommer 2026 in Deutschland und \u00d6sterreich, auf Deutsch. Was der Agent \u00fcbernimmt, was er kostet und was er von Ihren Daten braucht.<\/p>\n<p class=\"headmeta wp-block-paragraph\"><span class=\"who\">Frank Maier<\/span><span class=\"sep\">\u00b7<\/span><span>Zuletzt aktualisiert: 09.09.2026<\/span><\/p>\n<\/div>\n\n<\/section>\n\n\n\n<section class=\"wp-block-group alignfull sec is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group wrap is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group article-layout is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group article--reading is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group prose is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"answer-block wp-block-paragraph\">Der Expense Agent ist der dritte Microsoft-Agent in Business Central nach Sales Order Agent und Payables Agent. Mitarbeitende reichen Belege per Foto, Web-App oder E-Mail ein, der Agent liest H\u00e4ndler, Betrag, Datum und Kategorie aus, b\u00fcndelt die Ausgaben zu Spesenberichten, pr\u00fcft sie gegen Ihre Richtlinie und \u00fcbergibt sie zur Freigabe und Buchung in Business Central. Stand September 2026 ist er in Deutschland und \u00d6sterreich verf\u00fcgbar, auf Deutsch, als produktionsreife Vorschau. Je Beleg fallen 50 Copilot Credits an. Er tr\u00e4gt dort, wo Spesenkategorien, Buchungsgruppen und Richtlinie vorher gekl\u00e4rt sind.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Was der Agent \u00fcbernimmt<\/h2>\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Erfassen:<\/strong> Belege kommen als Foto aus der mobilen App, als Upload in der Web-App oder per Weiterleitung an ein Postfach. Wer einreicht, braucht keine Business-Central-Lizenz, nur ein Konto im Microsoft-Entra-Verzeichnis der Firma.<\/li><li><strong>Auslesen und einordnen:<\/strong> Der Agent erkennt H\u00e4ndler, Betrag, W\u00e4hrung, Datum, Zahlungsart und Belegnummer, ordnet die Ausgabe einer Spesenkategorie zu und zerlegt Sammelbelege in Einzelpositionen. Tagespauschalen rechnet er aus Reiseunterlagen, Fahrtkosten aus Start und Ziel.<\/li><li><strong>Pr\u00fcfen:<\/strong> Dubletten und Auff\u00e4lligkeiten werden markiert, Richtlinienverst\u00f6\u00dfe gemeldet. Ohne Versto\u00df kann der Bericht automatisch in die Freigabe gehen.<\/li><li><strong>\u00dcbergeben:<\/strong> Freigabe und Buchung laufen in Business Central, mit den Berechtigungen, Buchungsgruppen und Dimensionen, die dort gelten. Der Agent bucht nicht an Ihren Regeln vorbei.<\/li><\/ol>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Neu seit Sommer 2026 sind die mobile Belegerfassung und die Zuordnung von Ausgaben zu Projekten in der Web-App. Reiseantr\u00e4ge vor der Reise hat Microsoft f\u00fcr September 2026 angek\u00fcndigt.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Verf\u00fcgbarkeit: Deutschland und \u00d6sterreich ja, Schweiz noch nicht<\/h2>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Microsoft f\u00fchrt den Expense Agent als produktionsreife Vorschau, also mit erg\u00e4nzenden Nutzungsbedingungen, aber f\u00fcr den Produktivbetrieb freigegeben. Die L\u00e4nderliste umfasst Stand 09.09.2026 Australien, D\u00e4nemark, Deutschland, Frankreich, Gro\u00dfbritannien, Kanada, Neuseeland, \u00d6sterreich, Spanien und die USA. Unterst\u00fctzte Sprachen sind Deutsch, D\u00e4nisch, Englisch, Franz\u00f6sisch und Spanisch. Die Schweiz steht noch nicht auf der Liste.<\/p>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wer die Funktion in einer nicht gelisteten Sprache oder Region nutzt, kann das tun, Microsoft \u00fcbernimmt dann aber keine Zusage zur Qualit\u00e4t. F\u00fcr Unternehmen mit Schweizer Gesellschaften hei\u00dft das: Deutschland und \u00d6sterreich zuerst, die Schweiz nachziehen, sobald sie freigegeben ist. Die Verf\u00fcgbarkeit \u00e4ndert sich mit jedem Release, die aktuelle Liste f\u00fchrt Microsoft in der <a href=\"https:\/\/learn.microsoft.com\/de-de\/dynamics365\/business-central\/copilot-agents-region-language-availability\">\u00dcbersicht zur L\u00e4nder- und Sprachverf\u00fcgbarkeit<\/a>.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Was er kostet<\/h2>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Expense Agent ist in der Business-Central-Online-Lizenz enthalten, abgerechnet wird der Verbrauch: 50 Copilot Credits je verarbeitetem Beleg, unabh\u00e4ngig davon, wie viele Positionen daraus werden. Credits kauft Ihr Unternehmen als Paket mit 25.000 Credits f\u00fcr 200 US-Dollar im Monat oder zahlt nach Verbrauch mit rund einem US-Cent je Credit (Microsoft-Preisliste, Stand 09.09.2026).<\/p>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein Rechenbeispiel: 200 Belege im Monat sind 10.000 Credits. Im Paket entspricht das rechnerisch 80 US-Dollar, nach Verbrauch etwa 100 US-Dollar. Der Preis ist damit nicht die H\u00fcrde. Die H\u00fcrde ist die Vorarbeit, die im n\u00e4chsten Abschnitt steht. Wie das Credit-Modell insgesamt funktioniert und was der gr\u00f6\u00dfte Kostenblock bei KI im ERP ist, steht in <a href=\"\/einblicke\/wissen\/was-kostet-copilot-business-central\/\">Was kostet Copilot in Business Central?<\/a><\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Was er von Ihrer Datenbasis braucht<\/h2>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Agent arbeitet mit den Stammdaten, die Sie ihm geben, und er arbeitet nur so gut wie diese. Vier Dinge m\u00fcssen vor dem Start stehen:<\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Spesenkategorien und Unterkategorien<\/strong> mit sprechenden Beschreibungen, denn genau daran ordnet der Agent jeden Beleg zu. Unklare Kategorien erzeugen unklare Zuordnungen.<\/li><li><strong>Buchungsgruppen und Dimensionen<\/strong> je Kategorie, damit aus dem freigegebenen Bericht ein sauberer Buchungssatz wird und die Kostenstelle nicht nachtr\u00e4glich korrigiert werden muss.<\/li><li><strong>Eine schriftliche Richtlinie<\/strong> mit Grenzen: H\u00f6chstbetr\u00e4ge, Pauschalen, Belegpflicht, Freigabestufen. Was nicht als Regel formuliert ist, kann der Agent nicht pr\u00fcfen.<\/li><li><strong>Saubere Mitarbeiter- und Genehmigerdaten<\/strong>, weil die Web-App \u00fcber das Firmenverzeichnis anmeldet und Freigaben an Personen h\u00e4ngen.<\/li><\/ul>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das ist dieselbe Logik wie bei jedem Agenten: Er beschleunigt, was er vorfindet. Trifft er auf gewachsene Kategorien und ungeschriebene Ausnahmen, produziert er schneller Nacharbeit. Warum das f\u00fcr alle Agenten gilt, steht in <a href=\"\/einblicke\/wissen\/ki-agenten-datenbasis\/\">Brauchen KI-Agenten in Business Central eine saubere Datenbasis?<\/a><\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wann sich der Einstieg lohnt<\/h2>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Expense Agent ist ein guter erster Agent, wenn drei Dinge zutreffen: Es gibt ein sp\u00fcrbares Belegvolumen (ab etwa 100 Belegen im Monat wird die Handarbeit sichtbar), die Richtlinie ist bereits schriftlich, und die Buchhaltung will die Freigabe behalten, nicht abgeben. Dann ist der Prozess klein genug f\u00fcr einen sauberen Pilot und gro\u00df genug, dass sich das Ergebnis messen l\u00e4sst.<\/p>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Reihenfolge, die sich bew\u00e4hrt: Richtlinie und Kategorien kl\u00e4ren, Buchungsgruppen pr\u00fcfen, den Agenten in einer Abteilung mitlaufen lassen und drei Monate lang Korrekturquote und Durchlaufzeit messen. Erst dann ausrollen. Wer die Freigabe verantwortet und was passiert, wenn der Agent falsch zuordnet, geh\u00f6rt vorher gekl\u00e4rt: <a href=\"\/einblicke\/wissen\/ki-verantwortung-im-erp\/\">Wer ist verantwortlich, wenn KI im ERP Fehler macht?<\/a><\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n\n<div class=\"wp-block-group artside is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<details class=\"toc\" open=\"\"><summary class=\"toc__title\">Inhalt<\/summary><nav aria-label=\"Inhaltsverzeichnis\"><ol class=\"toc__list\" id=\"toc-list\" data-toc=\"\"\/><\/nav><\/details>\n\n\n<div class=\"wp-block-group railcard rc-cta is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Ihre Frage im Detail?<\/h4>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein senior-gef\u00fchrtes Gespr\u00e4ch bringt Ihre Lage auf den Punkt.<\/p>\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\"><div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"\/kontakt\/\">Gespr\u00e4ch vereinbaren<\/a><\/div><\/div>\n<\/div>\n\n\n<div class=\"wp-block-group railcard rc-svc is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Passende Leistung<\/h4>\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a href=\"\/leistungen\/ki-ready\/\">KI-ready<\/a><\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/section>\n\n\n\n<section class=\"wp-block-group alignfull pquote is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group wrap is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"qmark wp-block-paragraph\">&ldquo;<\/p>\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\"><p class=\"wp-block-paragraph\">Ein Spesenbeleg ist die kleinste Buchung im Haus. Genau deshalb ist er der beste Ort, einem Agenten beim Arbeiten zuzusehen.<\/p><\/blockquote>\n<p class=\"qby wp-block-paragraph\">Frank Maier, Gr\u00fcnder von DGP<\/p>\n<\/div>\n\n<\/section>\n\n\n\n<section class=\"wp-block-group alignfull sec tint is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group wrap is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group section-intro is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"eyebrow wp-block-paragraph\">H\u00e4ufige Fragen<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Kurz nachgefragt<\/h2>\n<\/div>\n\n\n<div class=\"wp-block-group faq is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<details class=\"wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow\"><summary>Ist der Expense Agent in Deutschland verf\u00fcgbar?<\/summary><p class=\"wp-block-paragraph\">Ja. Stand September 2026 f\u00fchrt Microsoft Deutschland und \u00d6sterreich in der L\u00e4nderliste und Deutsch als unterst\u00fctzte Sprache. Die Schweiz ist noch nicht freigegeben. Der Agent gilt als produktionsreife Vorschau und darf produktiv eingesetzt werden.<\/p><\/details>\n<details class=\"wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow\"><summary>Brauchen Mitarbeitende eine Business-Central-Lizenz, um Belege einzureichen?<\/summary><p class=\"wp-block-paragraph\">Nein. Eingereicht wird \u00fcber eine Web-App, die mobile App oder per E-Mail mit einem Konto im Firmenverzeichnis. Eine Business-Central-Lizenz braucht nur, wer im System freigibt und bucht.<\/p><\/details>\n<details class=\"wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow\"><summary>Was kostet ein Beleg \u00fcber den Expense Agent?<\/summary><p class=\"wp-block-paragraph\">50 Copilot Credits je Beleg, unabh\u00e4ngig von der Zahl der Positionen. Im Paket mit 25.000 Credits f\u00fcr 200 US-Dollar im Monat entspricht das rechnerisch 40 US-Cent je Beleg, nach Verbrauch rund 50 US-Cent.<\/p><\/details>\n<details class=\"wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow\"><summary>Ersetzt der Agent die Pr\u00fcfung durch die Buchhaltung?<\/summary><p class=\"wp-block-paragraph\">Nein. Er \u00fcbernimmt Erfassung, Zuordnung und Vorpr\u00fcfung gegen die Richtlinie. Freigabe und Buchung bleiben bei den Menschen und Berechtigungen, die in Business Central daf\u00fcr vorgesehen sind. Das ist Absicht, nicht Einschr\u00e4nkung.<\/p><\/details>\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/section>\n\n\n\n<section class=\"wp-block-group alignfull sec tint is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group wrap is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group section-intro is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"eyebrow wp-block-paragraph\">Passend dazu<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Verwandte Fragen<\/h2>\n<\/div>\n\n\n<div class=\"wp-block-group igrid is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group icard is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group icard__body is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"itag wp-block-paragraph\">Wissen \u00b7 KI<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Welche KI-Agenten gibt es in Business Central?<\/h3>\n<p class=\"icard__excerpt wp-block-paragraph\">Business Central bringt mehrere Agenten mit. Der richtige Start ist nicht der Agent mit dem gr\u00f6\u00dften Versprechen, sondern der mit dem saubersten Prozess.<\/p>\n<p class=\"icard__date wp-block-paragraph\">09.09.2026<\/p>\n<a class=\"icard__cta\" href=\"\/einblicke\/wissen\/welche-ki-agenten-business-central\/\">Lesen <span class=\"arr\">\u2192<\/span><\/a>\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n\n<div class=\"wp-block-group icard is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group icard__body is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"itag wp-block-paragraph\">Wissen \u00b7 KI<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was kostet Copilot in Business Central?<\/h3>\n<p class=\"icard__excerpt wp-block-paragraph\">Lizenz, Credits und der Kostenblock, der in kaum einem Angebot steht: die ehrliche Kostenrechnung f\u00fcr KI im ERP.<\/p>\n<p class=\"icard__date wp-block-paragraph\">09.09.2026<\/p>\n<a class=\"icard__cta\" href=\"\/einblicke\/wissen\/was-kostet-copilot-business-central\/\">Lesen <span class=\"arr\">\u2192<\/span><\/a>\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n\n<div class=\"wp-block-group icard is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group icard__body is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"itag wp-block-paragraph\">Wissen \u00b7 KI<\/p>\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wer ist verantwortlich, wenn KI im ERP Fehler macht?<\/h3>\n<p class=\"icard__excerpt wp-block-paragraph\">Immer ein Mensch. Die eigentliche Frage ist, ob Sie ihn vorher benannt haben oder hinterher suchen.<\/p>\n<p class=\"icard__date wp-block-paragraph\">01.09.2026<\/p>\n<a class=\"icard__cta\" href=\"\/einblicke\/wissen\/ki-verantwortung-im-erp\/\">Lesen <span class=\"arr\">\u2192<\/span><\/a>\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/div>\n\n<\/section>\n\n\n\n<section id=\"kontakt\" class=\"wp-block-group alignfull cta-band is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n\n<div class=\"wp-block-group wrap is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wo steht Ihr Projekt wirklich?<\/h2>\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sprechen Sie mit einem Senior, nicht mit einem Vertrieb.<\/p>\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-3e41869c wp-block-buttons-is-layout-flex\"><div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"\/kontakt\/\">Gespr\u00e4ch vereinbaren<\/a><\/div><\/div>\n<\/div>\n\n<\/section>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wissen\/Antwort Senior-gef\u00fchrte Antwort \u00b7 KI Was macht der Expense Agent in Business Central, und gilt er schon f\u00fcr Deutschland? 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